Бизнес идеи

Делегирование для руководителя или «Сага о грозовых тучах»

Почему руководителю почти всегда не хватает времени на работу, а у подчинённых его, зачастую, в избытке? Как в мире просьб и поручений выкроить достаточно ценных часов на реализацию собственных инициатив, и как, чёрт возьми, перестать без конца решать проблемы своих подчинённых, пока они отдыхают и развлекаются?

Сейчас во всём разберёмся. Приятного чтения!

Куда утекает время в работе менеджера?

Вообще, классический управленец в течение дня чаще всего «тратит себя» в трёх основных направлениях:

  • На начальство. В данном случае босс даёт указания, а менеджер беспрекословно выполняет их. Или не беспрекословно, но тогда можно доиграться до выговора, штрафа или вообще увольнения.

  • На подчиненных. Они, конечно, не имеют власти, позволяющей уволить за ослушание, но тоже будут недовольны, если не уделять им должного внимания. Прямо как назойливая жена.

  • На выполнение работы своими "руками".

И всё бы ничего, но как Вы помните, есть один нюанс — прожорливые подчинённые, которые сами полностью хорошо задачу выполнить не могут. Почему прожорливые? Многие из них ведь только и занимаются тем, что «отъедают» жизненные силы у руководителя и грузят их своими задачами, которые вообще-то должны решать сами. Бедные управленцы порой и вовсе не подозревают, сколько драгоценных часов тратят на то, чтобы разруливать дела за своими несамостоятельными работниками.

Вот и получается, что основная задача менеджера — максимально увеличить по-настоящему свободный от кого бы то ни было запас своего времени. А основная проблема на пути к этому — сотрудники с их бессчётным множеством проблем, которые они стараются переложить на начальника.

«Сага о грозовых тучах»

Предисловие

Людям свойственно ассоциировать невзгоды с непогодой — вот и мы договоримся, что до конца статьи я буду называть проблемы «тучами». По рукам?

Глава 1. «Тучи сгущаются»

А теперь представьте: дивный солнечный денёк. Менеджер проснулся, приобнял красавицу-жену, принял контрастный душ, надел любимый костюм, съел крок-мадам, выпил эспрессо и помчался в офис на своём красивом кабриолете. Прямо не жизнь, а сказка.
Менеджер едет в офис

Влетев в здание компании лёгкой походкой и подмигнув новенькой стажёрке на ресепшене, наш герой направляется к лифту — до рабочего кабинета остаётся всего пара десятков шагов. Менеджер смотрит в зеркало, поправляет галстук, жмёт на кнопку заветного 7-го этажа и вдруг слышит откуда-то снаружи: «Ой-ой-ой, придержите дверки, пожалуйста!»

Какая неожиданность — это же Иванов, подчинённый нашего управленца. Он суматошно забегает в кабину лифта, прибирает растрёпанные волосы, наспех протирает запотевшие очки и взволнованно бормочет: «А-а, это Вы, Евгений Палыч. Спасибо большое! Кстати, как хорошо, что я Вас встретил: вчера начал заниматься новым проектом, а там такая неувязочка возникла, прямо не знаю, как и быть с ней…»

Несмотря на то, что описание «неувязочки» растягивается на добрых 5 минут и завершается уже далеко за пределами лифта, менеджер понимает, что, в принципе, всё решаемо, но по-быстрому приземлить вопрос не выйдет. Тогда он говорит: «Иванов, спасибо, что сообщили. Сейчас мне немного не до этого, но я чуть позже всё осмыслю и помогу Вам». Сотрудник, кажется, всецело удовлетворён ответом: он вежливо улыбается, жмёт руку своему начальнику и уже совсем не суматошно идёт — нет, летит! — в сторону рабочего места.

А вот Евгений Палыч вяло падает в любимое кожаное кресло, привычно кладёт ноги на стол и замечает, что как-то неприятно стало: всё вокруг мрачновато-серое, лёгкий холодок бежит по коже, да и дышится теперь как-то совсем иначе. Устремив взгляд вверх, менеджер находит причину аккурат под потолком: «Чёртова туча! Надо же, заволокла весь кабинет. А такой денёк хороший был… Ладно, хотя бы дождик не идёт».

Понимаете, да? Иванов со своей тучей ворвался в солнечный денёк своего начальника и благополучно впарил эту тучу ему. А хуже всего то, что случилась смена ролей: теперь менеджер взял на себя ответственность за решение проблемы, да ещё и пообещал отчитаться перед подчинённым о результатах. А Иванов вдобавок забежит через часок-другой к Евгению Палычу и ненавязчиво поинтересуется: «Ну что там с нашей неувязочкой, есть подвижки?» — вот Вам и контроль за выполнением обязанностей налицо!

Обеденный перерыв. Наш управленец сидит в кафе на первом этаже, лениво ковыряет кусок мяса пластиковой вилкой и с завистью смотрит на счастливых людей вокруг: он-то так не может — над ним висит туча Иванова! И это не считая поручений от начальства и просьб от коллег-управленцев… Стоп, знакомое лицо в очереди за кофе — Петров что ли?

Точно, Петров — ещё один подчинённый Евгения Палыча. Он уже взял миндальный латте и твёрдой походкой движется к своему боссу.

— Здрасьте. Приятного аппетита, — вынужденно-вежливо начинает диалог Петров, — У меня тут вопросик появился: дело в том, что…

Когда сотрудник завершает «эпопею о вопросике», кусок мяса в тарелке Евгения Палыча окончательно остывает и больше не кажется способным хоть как-то скрасить этот мрачный день.

— Слушай, дел сейчас много, и у Иванова там неувязочка эта ещё… Черкани в «телегу» мне об этом, ладно? Прям подробно распиши всё, чтобы у меня перед глазами было.

Чувствуете? Ещё одна туча уже готова рвануть к нашему менеджеру. Конечно, не сразу: сначала Петров посидит на лавочке, допьёт кофеёк, полистает ленту, потом двинется к лифту, оттуда — к рабочему месту, и уже там не поленится ещё разок письменно изложить начальнику всё то же самое. «Enter» — две галочки в диалоге — тучка впарена — прекрасно! Кстати, чтобы босс сильно не расслаблялся, Петров каждый час будет дописывать: «Ещё не глянули?», «Всё в силе?», «Ну как, получится решить?» — это очередная форма контроля за исполнением.

Пару часов спустя, менеджер нервно грызёт карандаш у себя в офисе и напряжённо думает, как бы так распределить рабочее время, чтобы выручить Иванова с Петровым. К слову, первый уже трижды заходил узнать о статусе «неувязочки», а второй прислал четыре сообщения насчёт своего «вопросика». Туча стала пообъёмнее и поплотнее, а на любимом костюме теперь виднеются следы от мелких капель моросящего дождя.

Тук-тук! — это Макаров, ещё один подчинённый нашего героя. «Евгений Палыч, Вы мне сегодня поручить хотели что-то важное», — неуверенно начинает работник. «Да-да, садись», — выдыхает управленец и ставит перед Макаровым задачу — организовать рекламную кампанию нового продукта.

В конце монолога менеджер добавляет: «Когда нужна будет помощь — дай знать». И вроде бы, кажется, что всё нормально: босс поставил задачу, а значит, третья туча висит над Макаровым — пускай себе работает. Вот только Макаров понимает, что не может просить начальника о помощи, пока тот не одобрит внесённые им предложения. А ещё он знает, что, выслушав предложения, Евгений Палыч углубится в них, в лучшем случае, через недельку-другую. Ну и над кем на самом деле висит очередная туча? Задача поставлена, но процесс не движется, работа встала.

Ближе к концу рабочего дня совсем уж грустный и «промокший» от переживаний менеджер спешит в фойе, чтобы встретиться с Прохоровым — ещё одним своим подчинённым, который только что прибыл из соседнего отдела, чтобы развивать новое направление. Три предыдущие тучи никуда не делись: теперь они выглядят, как клуб едкого сливового дыма и сопровождают Палыча на всём пути, орошая его хлёстким тропическим ливнем.

— А зачем Вам зонтик? — с недоумением интересуется Прохоров.

— Погода — говно, не видишь что ли? — угрюмо бросает наш герой.

— Но ведь июль же, за окном +23…

— Так, Прохоров! Давай-ка ближе к делу.

Обсудив все детали будущего направления и то, как новый сотрудник будет их развивать, Евгений Палыч резюмирует: «Хорошо, что мы друг друга поняли. Но для большей ясности, перед нашей новой встречей я ещё накидаю пару тезисов, и в следующий раз мы начнём именно с них». И вот опять, вроде бы туча должна висеть над Прохоровым, но первый шаг всё же за менеджером: пока он не накидает что-то из обещанного, процесс не сдвинется с мёртвой точки.

Глава 2. «Самый тёмный час»

Перегруженный тучками менеджер
«Какая грустная история», — должно быть, подумали многие из Вас. Почему же всё так печально сложилось? Дело в том, что ни менеджер, ни его подчинённые изначально не разделяют принадлежность своих туч и воспринимают их, как нечто общее. Всякий раз, когда управленец встречает кого-то из сотрудников, туча нависает над ними обоими, и всякий раз сотрудник легко скидывает тучку на бедного начальника, а тот в итоге сам становится подчинённым.

Итак, тот же самый день, 7 вечера. Все менеджеры и подчинённые давно разбрелись по домам, и лишь Евгений Палыч примотал зонт к спинке кресла, закрылся в своём кабинете и с тоской прихлёбывает виски, думая, как ему разгрести ворох взятых на себя обязанностей. Над его головой уже не туча, а целое пороховое облако, сверкающее молниями и выплёвывающее градины размером с куриное яйцо.

Звонит секретарша:

— Да, Леночка, что?

— Евгений Палыч, — робко шепчет она, — тут Иванов, Петров, Макаров и Прохоров ломятся к Вам в кабинет. Говорят, срочно...

Нервы нашего героя сдают окончательно: он просит Леночку сообщить подчиненным, что уже ушёл и до понедельника не вернётся; бежит по лестничной клетке вниз, выскальзывает на парковку через чёрный ход, ныряет в кабриолет и пулей вылетает с парковочного места. Когда за ужином красавица-жена интересуется, почему Палыч молчалив, тот бормочет что-то вроде «да-да, вкусно», а вечером в постели шепчет ей на ухо перед сном: «Ты только не злись, но завтра мы к твоей маме не поедем: я утром двину в офис и просижу там допоздна».

Выдернув себя из объятий суженной в несусветную рань, менеджер протирает лицо полотенцем, вползает в промокший от ливня костюм и обречённо садится за руль, жуя бутерброд с колбасой. Грозовые тучи, конечно же, никуда не делась: она сопровождает нашего героя при выезде со двора, на первом повороте и на оживлённом столичном проспекте. Остановившись на обочине, чтобы натянуть крышу на кабриолет и хоть как-то скрыться от дождя, Евгений Палыч замечает компанию из четырёх молодых людей, которые неспешно идут в сторону парка, потягивают пиво и весело болтают о том, какой сегодня дивный солнечный денёк… Догадаетесь с трёх раз, кто эти четверо?

Глава 3. «Долгожданный рассвет»

В этот роковой момент из тучи над кабриолетом вылетает яркая молния и жалит менеджера в самый затылок. За сим туча кланяется и, наконец, улетает куда-то далеко, оставив шокированного управленца наедине с наступившим прозрением. Евгений Палыч откидывает тент обратно в багажник, заводит мотор и лихо разворачивается на 180 градусов, уезжая назад в направлении дома.

Теперь наш герой понимает, кто на кого на самом деле работал всё последнее время. Если бы менеджер таки добрался до офиса, просидел там все выходные и в итоге разгрёб все «неувязочки» с «вопросиками», то его подчинённые остались бы в полном восторге: раз это рабочая схема, зачем что-то менять? На следующей неделе четверо молодцев могли бы делегировать начальнику вдвое больше туч и поторапливать его ещё активнее. Бедолага менеджер провёл бы в офисе 7 дней вместо 5, сжёг пару миллионов нервных клеток и заработал не премию, а седину вдоль всей головы…

Но отныне всё будет иначе, ведь теперь наш герой знает одну простую истину: находясь в бесконечной гонке за упущенным, он на самом деле отстаёт всё больше и больше.

Славно покутив в выходные и побаловав вниманием скучающую супругу, Евгений Палыч приходит в понедельник на работу ближе к обеду, нарочно игнорируя встречающихся на пути Иванова, Петрова и Макарова с Прохоровым. Он расслабленно забирается в любимое кресло, привычно кладёт ноги на стол, просит Леночку сделать эспрессо, а сам наслаждается тёплым июльским пейзажем за окном.

В течение дня к нему поочерёдно забегают все четыре сотрудника и опять пытаются наслать на босса свои тучи, но он больше не согласен содержать у себя в кабинете чужую непогоду. Видя, как очередное грозовое облако готовится занять позицию над его головой, Евгений Палыч решает, как передать ход своему подчинённому, а затем легонько дует вверх, и туча вновь возвращается к своему истинному владельцу. Если вопрос уж совсем сложный и не решается простым «дуновением», то менеджер просит лучше подготовиться и зайти в другой раз: туча прекрасно полетает над сотрудником и пока он не подготовится и не придумает решение, ничего страшного.

Через пару часов после того, как Иванов и компания вернулись на рабочие места, босс весело заваливается к ним в офис и оживлённо вопрошает: «Ну что, есть какие-то успехи, ребят?» Теперь всё встало на свои места: подчинённые таскают свои тучи за собой, а менеджер тратит силы на поручения босса, взаимодействие с коллегами и контроль качества и слаженности результата. Теперь он совершенно точно больше не позволяет своим подчиненным перекладывать свою ответственность и задачи по работе.

Эпилог

Наступает вторник. Подчинённые вновь спешат со своими тучами к Палычу — вдруг на этот раз получится? Но вот и нет — когда каждый из них заходит в кабинет менеджера, тот разъясняет им новые правила игры:

· Я, конечно, помогу Вам с Вашими тучами советом или согласованием, но моими они от этого не станут ни на миг. Если туча станет моей, то зачем вам платить зарплату? Вы же сюда пришли зарабатывать, так вот и выполняйте работу, чтобы получать за это оговоренные деньги.

· Когда мы закончим этот разговор, и Вы покинете мой кабинет, то, пожалуйста, забирайте и тучу с собой. Нужна будет помощь — спрашивайте для того, чтобы определить Ваш следующий шаг или посоветоваться.

· А если вдруг шаг придётся сделать мне, то зачем мне тогда вы? Моей роли в решении Ваших задач отныне не ждите. Только контроль.

Когда последний подчинённый покидает кабинет (вместе со своей тучей, конечно же), Евгений Палыч вдруг понимает, что теперь он по-настоящему свободен и может со спокойной душой подумать о том, как упростить, автоматизировать работу подчиненных или как лучше взяться за новую, еще не решенную проблему.

Такая вот вышла история про делегирование: длинная, но расставляющая точки над «i» в вопросах управления командой.

Что же мы выяснили из рассказа выше? Что менеджер может (и должен) возвращать насланные на него тучи их законным владельцам. Если подчинённый каким-то образом добивается того, чтобы передать инициативу в руки начальника, то последний может сразу попрощаться со временем для новых задач и осуществления контроля результата: оно в миг станет всецело занято разгребанием задач сотрудников.

Выводы:

Завершая «Сагу о грозовых тучах», делюсь с Вами пятью главными правилами о том, как себя вести, если на горизонте вдруг замаячила туча.

  1. В этой статье изложены правила по работе с задачами. Обязательно ознакомьте с этой статьей своих подчиненных и договоритесь с ними, что теперь мы так работаем. Это самое важное.
  2. За задачу внутри вашей команды всегда отвечает один человек и это не вы. Есть исключения, но почти всегда это не вы и отвечает один человек, остальные ему помогают.
  3. Вы можете помочь ответственному с задачей, но при этом ответственность за результат и сроки всегда остается на нем за исключением ситуации, когда вы явно об этом не сказали.
  4. Если вы будете делать работу своего подчиненного, то зачем вам нужен этот самый подчиненный.
  5. Если вы делаете работу, которую не может сделать ваш подчиненный и это много и постоянно, то значит пора перераспределять обязанности, нанимать того, кто это будет делать и, возможно, менять этого подчиненного, если это оправдано в данной ситуации.

Реклама

Хотели бы вы освоить эту технику на практике или обучить ей своих руководителей, оставляйте заявку на бесплатный разбор вашего кейса. Созвонимся и разберем.

Хотите получать новую полезную информацию от меня, подписывайтесь на мою рассылку!
Команда